Het Know Your Customer (KYC) principe is het beleid waarbij bedrijven en organisaties tot in detail weten met wie zij samenwerken en zakendoen. Hiermee garanderen zij een integere bedrijfsvoering. Dit wordt vaak ook aangeduid als CDD (Customer Due Diligence). KYC staat voor: ken je klant en de bijbehorende risico’s.

Tegenwoordig is het voor bedrijven in specifieke branches, zoals financiële instellingen, verplicht om klanten te onderzoeken voordat er zaken gedaan kan worden. Daarnaast moeten financiële instellingen verdachte situaties en transacties van klanten melden bij toezichthouders. Dit voorkomt dat via de financiële instelling witwaspraktijken plaatsvinden, fraude wordt gepleegd, belasting wordt ontdoken of criminele of zelfs terroristische activiteiten worden gefinancierd. Een goed KYC beleid draagt bij aan de betrouwbaarheid en veiligheid in handel, economie en betalingsverkeer.

123KYC biedt de oplossing

Steeds meer bedrijven krijgen vragen van banken en andere financiële instellingen met betrekking tot klantrelaties en specifieke banktransacties. ‘Waarom betaalt uw klant via een andere entiteit? U exporteert producten naar Rusland, maar de betaling komt uit Hongarije, wat is daarvan de reden? Wie is de UBO (uiteindelijke belanghebbende) van de entiteit waarmee u zaken doet?’  Dit zijn enkele KYC gerelateerde vragen die menig exporteur het afgelopen jaar wel eens heeft ontvangen van zijn bank.

Banken eisen dat er wordt voldaan aan het KYC principe, terwijl veel ondernemers zich hier nog nooit in verdiept hebben en nauwelijks weten wat er verwacht wordt. Het niet voldoen aan deze eisen kan zelfs leiden tot het opheffen van de bankrekening. 123KYC heeft zich als leverancier van debiteureninformatie uitgebreid verdiept in het KYC principe om ondernemers te ondersteunen. 123KYC maakt dagelijks tientallen KYC rapporten voor haar klanten, verricht advieswerkzaamheden inzake KYC en kan helpen bij het opstellen van interne procedures.

Uitleg van diverse termen

WWFT: Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme

De WWFT is de basis wet voor alle KYC producten. Bij de invoering van de WWFT werden de Wet identificatie bij dienstverlening (Wid) en de Wet Melding Ongebruikelijke Transacties (MOT) samengevoegd. De WWFT dient ter implementatie van de Europese richtlijn ter voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme. De WWFT schrijft voor dat een instelling een cliëntenonderzoek moet uitvoeren voordat zij een zakelijke relatie aangaat of een transactie uitvoert. De achtergrond hiervan is dat instellingen of bedrijven alleen relaties aan moeten gaan met, of transacties uitvoeren voor, personen die hun integriteit niet kunnen schaden.

KYC: Know Your Customer

Vaak ook aangeduid als CDD (Customer Due Diligence), is het beleid waarbij bedrijven en organisaties tot in detail weten met wie zij samenwerken en zaken doen. Hiermee garanderen zij een integere bedrijfsvoering. KYC staat voor: ken je klant en de bijbehorende risico’s.

FATFFinancial Action Task Force

EU instelling, die risico landen en gelden identificeert die in onvoldoende mate een systeem ter voorkoming van witwassen en terrorisme financiering hebben opgezet. Wordt elke 4 maanden herzien en gepubliceerd (Zwarte Lijst).  Ook landen waartegen de VN of de EU sancties hebben uitgevaardigd, worden als hoogrisico landen beschouwd.

PEPPolitically Exposed Person (politiek prominent person)

Onder PEP’s worden verstaan personen die een prominente politieke functie bekleden of hebben bekleed en de directe familieleden (zijnde partners, meerderjarige kinderen en ouders) of naast geassocieerden (bv iemand die met een PEP nauwe zakelijke relaties heeft). Voorbeelden van PEP’s zijn staatshoofden, parlementsleden, leden van wetgevende organen, bestuursleden politieke partijen, leden gerechtshoven, centrale banken, ambassadeurs, zaakgelastigden, leidinggevenden van staatsbedrijven en bestuurders van internationale organisaties.

UBO: Ultimate Beneficiary Owners (uiteindelijke belanghebbende)

De identificatie van de UBO speelt een rol als de client van de instelling een juridische entiteit is (bv. B.V.). Het moet duidelijk zijn welke natuurlijke persoon -uiteindelijk- achter de juridische entiteit zit. De twee criteria die van belang zijn om een persoon te kwalificeren als UBO betreffen het houden van het uiteindelijke eigendom of het hebben van de uiteindelijke zeggenschap in een client, via het houden van aandelen, stemrechten, eigendomsbelang of andere middelen. Voor B.V. ’s of N.V. ’s is dat de natuurlijke persoon die direct of indirect voor meer dan 25% economisch gerechtigd is tot de vennootschap, dan wel die de zeggenschap uitoefent. Binnen de EU zijn alle instellingen en bedrijven eind maart 2022 verplicht zich geregistreerd te hebben in het UBO register.

AMLAnti Money Laundering (anti-witwassen)

AML verwijst naar een reeks wetten, regelgevingen en procedures die zijn samengesteld om het witwassen van illegaal verkregen geld te voorkomen.

AVGAlgemene Verordening Gegevensbescherming

De AVG vereist een grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens, waarvan de wettelijke grondslag er één is. De WWFT is zo’n wettelijke grondslag. Dat betekent dat zij de persoonsgegevens in dit WWFT kader dienen te verwerken ten behoeve van het uitvoeren van het cliëntenonderzoek. De persoonsgegevens dienen uiteraard zorgvuldig en veilig te worden bewaard (minimaal 5 jaar).

De WWFT verplicht u een gedegen en risico-georiënteerd onderzoek te doen naar diegene met wie u zaken doet: het cliëntenonderzoek. Als handelaar doet u cliëntenonderzoek bij iedere contante betaling van € 10.000 of meer. Het is niet toegestaan om diensten te verlenen aan anonieme klanten. Transacties die opgeteld het grensbedrag overschrijden, behoren hier ook toe. Girale betalingen, welke niet direct te herleiden zijn naar de client, behoren hier ook toe en vallen onder de noemer ‘ongebruikelijke transacties’. Meldingen van ongebruikelijke transacties dienen te worden gericht aan de FIU.

FIU: Financial Intelligence Unit

Nationaal is de FIU-Nederland volgens de WWFT wetgeving aangewezen als enige dienst in Nederland bij welke de meldplichtige instellingen hun ongebruikelijke transacties dienen te melden. FIU-Nederland is organisatorisch ondergebracht bij de nationale politie en is een zelfstandig orgaan van de Staat der Nederlanden. Internationaal maakt FIU-Nederland deel uit van een wereldwijd netwerk van FIU's. Meldingen kunnen online gedaan worden op: www.fiu-nederland.nl.

SBI: Standaard Bedrijfsindeling

De SBI-codes omschrijven welke activiteiten een organisatie uitvoert. Het gaat hierbij om de hoofdactiviteit van de organisatie maar ook om de nevenactiviteiten. Elke organisatie die ingeschreven staat in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) ontvangt minstens één SBI-code. Dikwijls hebben organisaties meerdere SBI-codes, omdat alle activiteiten van de onderneming niet onder één noemer vallen.

Bovengenoemde uitleg van afkortingen en regels m.b.t. KYC procedures zijn slechts informatief en dienen enkel ter verduidelijking om de complexe regelgeving, gebruikte afkortingen en betrokken organisaties inzichtelijk te maken. Het is zeker geen complete uitleg, maar slecht een korte uitleg van de belangrijkste zaken m.b.t. KYC.

Meer informatie?

Neem contact op met 123KYC voor een vrijblijvende kennismaking.